Si tu idea para gestionar proyectos es hacer listas de tareas pendientes, crear hojas de cálculo y hacer malabares con notas post-it, lo estás haciendo mal.

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La gestión de proyectos depende de varias partes, por lo que es fundamental mantenerse organizado. Un plan integral de gestión de proyectos asegurará que estés comunicando el propósito del proyecto mientras mantienes a todos informados.

Una de las herramientas más eficaces a las que puedes recurrir para agilizar el proceso, es la gestión visual de proyectos. ¿Por qué son efectivos los elementos visuales? Debido a que nuestro cerebro puede procesar imágenes en solo 13 milisegundos, lo que nos ayuda a interpretar y retener información con facilidad.

A continuación, te mostramos cómo puedes visualizar tu plan de proyecto para facilitar la comprensión y mejorar la colaboración.

1. Planifica el horario con un diagrama de Gantt

Si no los has utilizado, seguro que los has visto. Los diagramas de Gantt son muy populares en el mundo de la gestión de proyectos.

Cada proyecto comienza con la definición de un cronograma que consta de tareas importantes, hitos y plazos. Una buena forma de  plasmar esta información es creando un diagrama de Gantt.

Un vistazo a este cuadro será suficiente para tener claridad sobre el punto en el que se encuentra el proyecto y si necesitas hacer alguna mejora para cumplir con los plazos.

2. Estructura tu equipo con un organigrama

Organizar y estructurar tu equipo es vital para el éxito del proyecto. Para ello, necesitas asignar recursos, indicar responsabilidades y monitorear la acción hacia un objetivo común.

En lugar de establecer expectativas verbalmente, utiliza un organigrama para documentarlas. Esta herramienta representa con precisión la estructura del equipo al tiempo que describe la relación entre los distintos miembros del equipo.

Esto es especialmente importante para los consultores o autónomos ya que ayuda al cliente a comprender quién es responsable de cada tarea en el equipo.

Además de incluir detalles básicos como tu nombre e información de contacto, también debes indicar tus responsabilidades de alto nivel y canales de comunicación.

3. Visualización de datos

¿Cuál es la mejor manera de comunicar datos de proyectos complejos? Puedes escribirlos o mostrarlos visualmente.

Esta última es siempre la mejor opción, porque la visualización de datos facilita que las personas lo comprendan y lo digieran mejor. Te ofrece la oportunidad de contar una historia de una manera creativa y accesible, así como mantener a los lectores comprometidos sin intimidarlos.

Es más, cuando se trata de elementos visuales, hay una mayor claridad, lo que deja poco o ningún espacio para malas interpretaciones.

Estos son los tipos de visualizaciones de datos que puedes utilizar para una mejor gestión de proyectos:

• Infografías
• Gráficos
• Diagramas
• Mapas mentales

Si no sabes cómo crear estos elementos gráficos, puedes probar algún programa para hacer infografías y otros recursos que tienen plantillas personalizables y que puedes ajustar fácilmente a tu proyecto.

4. Evaluación de los riesgos con una estructura de desglose

Desde estimaciones de costes bajos y retrasos en el cronograma hasta condiciones fluctuantes del mercado, tu proyecto se puede enfrentar a varios tipos de riesgos en el camino. Por lo tanto, es importante pensar en lo que podría salir mal y estar preparado con un plan de contingencia.

Puedes utilizar una estructura de desglose de riesgos para ilustrar esto. Piensa en todos los riesgos que podría encontrar tu proyecto y colócalos en las siguientes categorías:

• Externos: riesgos que surgen fuera de la estructura corporativa.
• Internos: riesgos que encuentras dentro de la organización.
• Técnicos: riesgos relacionados con la tecnología o la infraestructura.
• Gestión de proyectos: riesgos que encuentras durante la implementación.

Una vez que hayas identificado los tipos de riesgos, puedes organizarlos según su nivel y evaluar individualmente cada uno de ellos para desarrollar un plan de acción de respaldo.

5. Realiza un seguimiento del progreso con un informe de estatus

Supongamos que estás trabajando en un proyecto de desarrollo de productos y desde la alta dirección te solicitan una actualización de estatus.

En lugar de apresurarte a trabajar en algo en el último minuto, ¿por qué no tener lista una plantilla de informe de estatus del proyecto que se puede actualizar y enviar a las partes interesadas al final de cada semana?

Esta es una manera eficaz de transmitir de forma profesional el estatus de tu proyecto y mantener informadas a las partes clave interesadas. Puedes incluir los siguientes detalles en un informe ejecutivo:

• Resumen o descripción general del proyecto.
• Entregables.
• Hitos alcanzados.
• Barreras encontradas.
• Próximas tareas.

6. Refuerza la información con iconos

El hecho de que los planes de gestión de proyectos sean documentos comerciales formales no significa que deban ser aburridos. Debes considerar el uso de iconos para mejorar la imagen de los mismos.

Además de agregar atractivo visual, son una excelente manera de reforzar la información y hacerla memorable e interesante.

Asegúrate de que los íconos que elijas sean simples y complementen el texto. Los iconos con muchos elementos y poco claros pueden hacer más daño que bien.

7. Utiliza códigos de colores para comunicarte de manera eficaz

Otra forma de darles vida a tus planes de gestión de proyectos es mediante el uso de colores. La codificación de colores es una buena táctica para llamar la atención sobre los puntos importantes: agrupar elementos, crear jerarquías y diferenciar secciones de información.

Por ejemplo, puedes elegir un color específico para diferenciar tareas, departamentos o líneas de tiempo para ayudar a comunicar y organizar tus ideas.

Sin embargo, es muy importante seleccionar un esquema de color uniforme que ayude al lector a comprender tu punto en lugar de confundirlo.

Es una buena idea elegir un color frío (por ejemplo, azul, verde, morado, etc.) para el fondo y usar un color cálido y de contraste (por ejemplo, rojo, amarillo, naranja, etc.) para la información clave.

Conclusión

Una gran parte de la gestión de un proyecto requiere que puedas comunicarte de forma eficaz y eficiente. Debes asegurarte de comunicar la información correcta a las partes interesadas y adecuadas en el momento ideal.

La implementación del pensamiento visual en la gestión de proyectos te permite lograrlo, especialmente en el momento de gestionar equipos virtuales. También mejora la comunicación del equipo al tiempo que garantiza que todos estén alineados en términos de objetivos y expectativas.

Por lo tanto, utiliza estas tácticas visuales de gestión de proyectos para planificar y ejecutar tus proyectos, lo que te ayudará a trabajar mejor como equipo y a cumplir tus objetivos con éxito.

¿Te ha servido de ayuda? ¿Conoces estás técnicas, las implementas en tu empresa o te gustaría hacerlo?

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